営業メールでアポ獲得！シーン別で使える例文と5つのポイント
かつては営業電話で行われることの多かった「アポ取り」ですが、現在ではアポイントの日程を記録に残せる上に間違えにくく、電話のように時間を占有することのないメールで行うことが主流になってきました。
今回は、「アポ取りメール」のシーン別で使える例文と、アポ取りメールを送信するにあたって覚えておきたい5つのポイントを紹介します。
目次
【シーン別】アポ取りメールの例文
アポ取りメールを送信する際、新規顧客に対するものか、既存顧客に対するものかによって文面を調整する必要があります。
さらに、一言に新規顧客に対するメールといっても、「初回ご提案時のアポ」か「顧客からの問い合わせに対するアポ」といったシチュエーションで適した文章内容は変わります。
既存顧客に対しても、アクティブなのか休眠中なのかによってアプローチ方法が変わってくるでしょう。
以下にそれぞれの例文を紹介します。
新規顧客に対する初回アポ取りメール
メールの件名：
■■■に関するご紹介（株式会社×××× ●●）
メールの本文：
株式会社●●●
■■■部 ▲▲▲課 △△長
○○様
突然のご連絡を失礼いたします。
株式会社×××× □□□営業部の●●と申します。
この度、○○業界のお客様向けに○○で活用いただける「●●●（製品名・サービス名）」をリリースいたしました。
「●●●（製品名・サービス名）」を活用することで貴社の○○という課題を解決いたします。
是非、事例を交えながら詳細、「●●●（製品名・サービス名）」をご説明させていただきたく存じますので、下記の日程内でご都合がよろしい日時はございますでしょうか？
———————————
■候補日程
12月1日（水）10:00〜17:00
12月2日（木）12:00〜18:00
12月3日（金）11:00〜15:00
———————————-
ご紹介時間は1時間程度を考えております。差し支えなければ、上記候補日程内でご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
新規顧客からの問い合わせに対するアポ取りメール
メールの件名：
【お問い合わせありがとうございます】「●●●（製品名・サービス名）」ご説明日程のお伺い
本文：
●●株式会社
■■■部 ▲▲▲グループリーダー
○○様
大変お世話になります。
株式会社×××× □□□営業部の●●でございます。
弊社サービスの「●●●（製品名・サービス名）」へお問い合わせをいただき、誠にありがとうございました。
【サービス名】は○○業界のお客様を中心に多数導入いただいており、○○を○○％改善した実績がございます。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、「●●●（製品名・サービス名）」の詳細をご説明させていただければと存じますので、1時間ほどお時間をいただくことはできますでしょうか？
———————————
■候補日程
12月1日（水）10:00〜17:00
12月2日（木）12:00〜18:00
12月3日（金）11:00〜15:00
———————————-
差し支えなければ、上記候補日程内でご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
リードを獲得している潜在顧客に対するアポ取りメール
メールの件名：
○○○○に関するご紹介（株式会社×××× ●●）
メールの本文：
株式会社●●●
■■■部 部長
○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社×××× □□□営業部の●●でございます。
先日はお電話にてお時間いただきありがとうございました。
お伺いした貴社の課題につきまして、弊社で提供している○○○○というサービス（製品）で解決することができると考えましたので、ご連絡を差し上げました。
つきましては、○○○○をご紹介させていただきたいのですが、下記の日程中でご都合がよろしい日時はございますでしょうか？
———————————
■候補日程
12月1日（水）10:00〜17:00
12月2日（木）12:00〜18:00
12月3日（金）11:00〜15:00
※ご紹介時間は1時間程度以内の予定です。
———————————-
当日は、○○○○のサービス詳細だけでなく、貴社におけるご活用イメージなどもご提案させていただければと存じます。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
リードは獲得しているがアクティブではない顧客に対するアポ取りメール
メールの件名：
弊社新規サービス（製品）■■■のご案内（株式会社×××× ●●）
メールの本文：
株式会社●●●
■■■部 ▲▲▲課長
○○様
大変ご無沙汰しております。
以前は、弊社の「●●●（製品名・サービス名）」にご興味を持っていただきありがとうございました。その後、ご状況はいかがでしょうか？
「●●●（製品名・サービス名）」は○○業界のお客様へ多数導入いただいており、○○を○○％改善した実績がございます。
つきましては、「●●●（製品名・サービス名）」の詳細をご紹介させていただきたいのですが、下記の日程中でご都合がよろしい日時はございますでしょうか？
———————————
■候補日程
12月1日（水）10:00〜17:00
12月2日（木）12:00〜18:00
12月3日（金）11:00〜15:00
※ご紹介時間は30分程度の予定です。
———————————-
当日は、貴社における「●●●（製品名・サービス名）」のご活用イメージなどもご提案させていただければと存じます。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
アポ取りメール作成時に気を付けたい5つのポイント
アポ取りメールを作成するときには、そのメールを受け取った相手が「この人から直接話を聞いてみたい」と思ってもらうことが重要です。
そのためにも、アポ取りメールの作成で気を付けておきたい5つのポイントを以下にまとめました。文面作成の参考にしてみてください。
ポイント①：基本的な文章構成でシンプルに伝える
アポ取りメールは以下の文章構成に沿って作成していきましょう。
- 相手の社名、フルネームを記載した「宛先」
- 冒頭の「挨拶」（メールを送った経緯を手短に）
- 「自己紹介文」（アポ取りメールを送信したのは何者なのか）
- アポ取りメールを送った理由を簡潔に説明した「主旨説明」
- メールの「本文」（アポイント内容の詳細や訪問候補日時の提示）
- 最後に貴重なお時間をいただくことへの御礼など「締めの言葉」
- 会社名、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどを記した「署名」
ポイント②：文面は簡潔に、日程は明確に
メールの件名は本文の内容が分かる一文を簡潔に記載していきます。件名で内容がわかりにくいと開封されずに削除されてしまう恐れもありますので、気を付けましょう。
また、メール本文では長文を書くのではなく、短文かつシンプルで読みやすい記載を心がけましょう。アポの日程候補については、列を揃えたり罫線つけたりなどをして誤認識しないようにするほか、日付の記載ミスがあった際に備えて曜日も記載しましょう。
ポイント③：「話だけでも聞いてみようかな？」と思わせる
アポ取りメールは、開封してパッと見ただけで「話だけでも聞いてみようかな？」と思わせるメールにするのがポイントです。
そのためには、紹介する製品やサービスの事例や実績を、具体的な数字を交えながら簡潔にメリットを記載し、「さらなる詳細は直接ご説明します」というように記載することで、よりアポに繋ぎやすくなるでしょう。
ポイント④：顧客にとってのメリットを明確に
打ち合わせや商談を行う際は、例え20分や30分でも相手の貴重な時間をいただくことになります。そこで、相手が貴重な時間を割いてまで会う価値があるのか、話を聞くことでどんなメリットが得られるのか、をメール内で伝えていくようにしましょう。
その際、自社本位の一方的な内容になっている文面では相手も会おうという気にはなりません。アポ取りメールを送る前に文面を確認し、独りよがりな提案になっていないか見直すことが大事です。
ポイント⑤：「まずはお時間を頂いて…」はNG
顧客も時間が余っているわけではありません。そこでアポ取りメールでは詳細を記さずに「まずは一度お話を伺って…」という形にするのでは、相手の時間の価値を軽視しているようにも受け取られかねません。
アポ取りメールで詳細を記載して長文メールになってしまうと逆に読まれなくなりますので、会ったときにはどのような話をするのか、触り程度を書いておくようにしましょう。
まとめ
営業メールでアポ獲得をする際には、ただ例文に沿って記載するだけでなく、相手に合わせた内容に調整することや配慮が大切です。
今回紹介した内容を参考に、アポ取りメールの質を上げてアポ獲得率を上げていきましょう。
アポ獲得にお悩みの方に対しては、「メールマーケティング」と「フォームマーケティング」についてご紹介している資料をご用意しています。詳しくは、資料をダウンロードしてご覧ください。
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この記事を書いた人
エッジテクノロジー株式会社AIプロダクト事業部マーケティング担当。営業ノウハウをわかりやすく記事にまとめてお届けします。
