問い合わせフォーム営業の手順を徹底解説！事前準備から本文のコツ、例文まで
新規開拓営業の手法の1つに「問い合わせフォーム営業」というものがあります。これは、企業などのホームページ上に「問い合わせ先」として用意されているフォームを利用し、営業活動を行う方法です。似たような手法として、メール営業が挙げられます。しかし、なぜメールではなく、わざわざ問い合わせフォームから営業をするのでしょうか。その理由を紐解くために、まずは問い合わせフォーム営業のメリットやデメリットについて紹介していきます。
目次
問い合わせフォーム営業とは
新規開拓営業の手法の1つに「問い合わせフォーム営業」というものがあります。これは、企業などのホームページ上に「問い合わせ先」として用意されているフォームを利用し、営業活動を行う方法です。
似たような手法として、メール営業が挙げられます。
しかし、なぜメールではなく、わざわざ問い合わせフォームから営業をするのでしょうか。その理由を紐解くために、まずは問い合わせフォーム営業のメリットやデメリットについて紹介していきます。
仕組みとメリット
問い合わせフォームは、多くの企業ホームページに設置されています。問い合わせを受け取った企業では、担当者が届いた内容を確認し、折り返し連絡を行います。
フォームに入力された名前や連絡先を使って、あらかじめ指定したメッセージを自動返信メールとして設定することもできます。問い合わせをしたら「ご連絡ありがとうございます」というメールが来た、という経験をしたことがある人も多いでしょう。
問い合わせフォーム営業は他の手法と比較して「確度の高いアポ」を「効率よく」獲得できるというメリットがあります。特に中小企業、ベンチャー企業の場合、フォームに届く問い合わせを決裁者が確認しているケースが多くあります。相手は本文内容や添付したサービスのURLを確認したうえで興味を持ち返信するため、その他の手法と比較して確度の高いアポイントを獲得することができます。
デメリット
問い合わせフォーム営業には、デメリットも存在します。それは、「1件1件送信作業をしていかなければならない」という点です。
たとえば、メール営業では専用のソフトを使い一斉送信することができます。送信ボタンを一度押すだけで、数千件ものメールを送ることができるのです。
しかし、問い合わせフォーム営業ではそうはいきません。1件アプローチしたら、また1件アプローチをして、というように地道な作業が必要になってきます。
もちろん、こうした作業を外注化してしまうことも可能です。しかし、いずれにせよ費用がかかるため、予算の制約によっては手間のかかる作業を内製化する必要もでてくるかもしれません。
問い合わせフォーム営業を行う前に
問い合わせフォーム営業をする前に、知っておくべきことがいくつかあります。これを押さえておけば不測の事態が発生した際も、適切な対応ができるため、しっかり理解しておくようにしましょう。
フォームから営業して本当に大丈夫？
そもそも、フォーム営業はしてもよいことなのでしょうか。問い合わせフォームというと、一般的には、見積りや資料請求、料金などについて問い合わせるときに使うことがほとんどでしょう。
そのため、フォームを使って営業活動をするのは許されるのか、という疑念を抱くことがあるかもしれません。ですが、フォームに対して営業活動を行うことに問題はありません。
問い合わせフォームというのは、「さまざまな問い合わせを受け付ける窓口」だと言えます。そのため、問い合わせフォームを利用して営業活動をすることもまた、禁止されていることではありません。
避けるべきフォームと理由
フォームには、いくつか種類があります。カスタマーサポートなどの相談フォームや、すべての問い合わせを受け付けている総合フォーム、さらに注文窓口などが挙げられます。
フォーム営業自体は問題ない行為ですが、実は、フォームの種類によっては営業を避けたほうがいいものもあります。具体的には、法人ではない個人のユーザー向けに設置されたフォームがあります。
消費者向けの製品に対するフォーム、といったコールセンターや問い合わせ専属部署が担当するようなフォームには、営業をしないほうがいいでしょう。
理由は2つあります。
まず、そのようなフォームでは部署の共有フォルダなどに届いた問い合わせが振り分けられます。そうすると、営業をする際、最もつながりたい対象である「担当者」や「決裁者」にアプローチできる可能性が低くなってしまうのです。次に、こうしたフォームを利用して営業活動すると、クレームになりやすいというリスクがあります。
このようなフォームは、フォームを設置している目的が明確であるため、本来の目的以外のもの、しかも営業目的ともなるとクレームになってしまう可能性が高くなります。クレームにならずとも、自社のイメージを損なうというリスクも負うことになります。
クレーム対応を想定しておく
フォーム営業をしていると、クレームを受けてしまうこともあります。そのような場合に備えて、しっかりクレーム対応の準備をしておくことが重要です。
電話やメール返信などで、クレームに対応するマニュアルや手順書を準備し、現場の営業担当者に配布しましょう。また、クレームはすぐに対応することが大切です。
メールでクレームがあったときには、すぐに返信するようにしましょう。ある程度パターンを考えておけば、謝罪の文面も作成しやすくなります。どのようなクレームが考えられるかを想定しておくことで、自分自身が慌てず対応できるようにもなるでしょう。
さらに、クレームがあったときには何よりもまず、しっかりと謝罪することが大切です。不快な気持ちにさせてしまったことに対して、謝罪をおこなったうえで、相手の話に耳を傾ける必要があります。
同じ内容の案内が何度も届くといったようなクレームも多いです。営業部門内でNGリストを共有するなどして対応しましょう。
問い合わせフォーム営業を実施する手順
問合せフォームからやみくもに営業を行っていても成果を得ることはできません。せっかくならば効果的な手順を知って、効率よく営業をしていきたいものです。効果のあるフォーム営業をするには、手順に沿ってしっかりと準備しておく必要があります。
以下では、その具体的な内容について詳しく説明します。
リストを用意する
フォーム営業をするときには、成果の見込める企業や営業対象（ターゲット）となる企業をリストアップして送信するようにします。成果が見込めないような対象にフォーム営業をしたところで、時間の無駄になってしまう可能性が高いでしょう。
営業する対象の業種や業界が決まっている場合は、業者から企業リストを購入することも可能です。また、試行錯誤を繰り返しながら自社のターゲットになりそうなリストを自前で作成するのも、よりよい成果を得るためには必要になってきます。
リストを作成する際は、過去の受注顧客や直近の商談実績がある企業から見込み顧客となるターゲット像を類推します。そこからリストを作成するには、少し時間がかかる場合もあるかもしれません。
しかし、しっかりと情報を集めて作った営業リストは、とても質の高いものになります。後々のことを考えると、ターゲットを明確にしたうえでリストを作ったほうが結果につながります。
小規模のリストからアプローチをはじめて反響があった際に、リスト作成ツールなどを導入し規模拡大や効率化を検討するのがよいでしょう。
営業リストの作り方についてはこちらの記事で詳細をご紹介しておりますので、是非ご覧ください。
営業リストの効果的な作り方とは？管理方法やツールまで一挙解説！
送る文章を用意する
リストを作成したら、送信対象のリストにあわせた営業内容の文章を作成します。また、文章を送るときには、簡潔な内容で送信するようにするのがベターです。
「相手のことをしっかり理解したうえでメリットを提示する」ことを意識してください。相手がメリットを感じないような内容であれば、送信する意味がありません。
たくさんの相手にフォーム営業をするときには、ついテンプレートを使いまわしてしまいがちです。しかし、「相手に合わせた文章」を送ることで、より相手の興味を引くことができます。
また、あまりにも長い文章を送ってしまうと、最後まで読まれない可能性が高くなります。ただでさえ営業文章というだけで読まれない可能性がある中、読むのに時間がかかる長文となればなおさら相手にとってはストレスになってしまいます。
そのため、フォーム営業をするときは、必要な情報を盛り込みながらもシンプルな内容にすることを心がけます。具体的には、「自己紹介」「連絡をした理由」「何をしてほしいか」という3つをベースに考えます。
このルールを守れば、シンプルながらも必要な情報が記載されている文章を書くことができます。より返信率を高める文章の書き方については後述します。
フォームから送信する
リストを作成し、送る文章を準備できたらあとは送るだけですが、そのときにも注意点があります。フォーム営業をする際は、「平日の営業時間帯」に送信作業を行います。
フォーム営業の対象になる法人企業は、土日が休みである企業が多いため、土日にフォーム営業をしてもすぐに読んでもらうことはできません。
また、平日の営業時間が終わったあとも同様です。せっかく送った問い合わせが埋もれる前に読んでもらうために、送信するのは「平日の営業時間帯」がベストでしょう。
返信に対応する
フォーム営業をして相手からリアクションがあったら、次に訪問アポや電話商談の時間を確定することになります。メールで返信する際は、候補の日時をいくつか提示しましょう。
電話をして日程をおさえてしまっても問題ありません。逆に、相手に対して都合のよい日程を聞く場合もありますが、避けたほうが良いでしょう。
「そちらの予定にあわせます」という気持ちはわかりますが、受け取ったほうは「うっとうしい」と思ってしまいかねません。相手の都合にあわせることは、もちろん最優先です。しかし、せっかくリアクションがあったなら、ここで逃してしまわないようにスピード感を持って対応しましょう。
問い合わせフォーム営業の返信率を高める本文のコツ
フォーム営業の返信率を高める本文には、ある特徴があります。せっかく需要が見込める相手に営業活動を行ったとしても、重要なポイントを押さえていない文章では成果につながりません。
しかし、返信率を高める文章の書き方を理解することで、返信率アップを期待できます。では、具体的にどのような文章を書けばよいのか、詳しく解説していきます。
問い合わせ理由やなぜ連絡したかを記載する
問い合わせフォームから営業をするにあたって、連絡した理由を書くことはとても大切です。その中でも、「しっかりと考えている」という印象を与える文章は読んでもらえる可能性が高くなります。
これは、逆に言えば「テンプレートの文章ではすぐにわかってしまう」ということです。そういったものは、読まれる前に削除されてしまうでしょう。
最悪の場合、クレームにつながってしまいます。しかし、その企業だけに向けた内容で、しっかりと問い合わせの理由が述べられていれば、相手も悪い気分にはなりません。
しかし、このときに「長文にならないように」ということには注意しましょう。どれだけしっかり理由が書いてあったとしても、だらだらと書かれた長文では、相手も読む気がなくなってしまいます。
顧客にとっての具体的なメリットを記載する
フォーム営業では、具体的なメリットをいかに簡潔に提示できるかが重要となります。長文にしないというハードルをクリアしても、メリットの提示ができていなければ、フォーム営業に対するレスポンスを見込むことはできません。
具体的な内容としては、「同種の企業と取引をしている」「○○という課題を解決できる」といった内容が考えられます。こういった内容であれば、「詳しく話を聞いてみたい」と思ってもらいやすくなり、返信率も高くなります。
アポや返信など次のアクションを記載する
フォーム営業では、アポ日程の調整や返信など、相手に求めるアクションを記載することを忘れてはいけません。フォーム営業は、そもそも「次につなげるための手段」であるからです。
そのため、「次にどうしてほしいのか」ということをしっかりと書くようにしましょう。「アポを取りたいのか」「返信がほしいのか」といったことを具体的に書くことで、相手もアクションしやすくなります。逆に、こういったことを記載していない状態では、相手もどうしたらいいのかわからなくなってしまいます。
問い合わせフォーム営業の営業文章例文
文章の内容は、業界やサービスごとによって異なります。「テンプレートをそのまま使わない」「長文にならないように」「メリットの提示」「次にどうしてほしいのか」などのコツを踏まえたうえで文章を作成してみましょう
例文
株式会社○○
営業ご担当者様
突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社○○の○○と申します。
貴社のホームページを拝見したところ、現在展開されている○○事業に関しまして、弊社が提供する○○ツール【サービス名】がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
以下のような課題の解決を支援させていただいております。
・課題①
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もし同様の課題をお持ちであれば、直接ご説明させていただきたく存じますが、直近のご都合はいかがでしょうか？
下記の日程でお伺いすることが可能でございます。
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【日程の候補】
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
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もし可能な日程がない場合は、
〇月〇日以降でご都合のつく日時をご教示いただけますと幸いです。
当日は他社様の導入事例もお話しできればと思います。
突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
フォーム営業自動化ツール『GeAIne』の事例付き資料
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この記事を書いた人
どうも、鬼のカスタマーサクセス、だでぃです。 新規セールスからカスタマーサポート、Webディレクションまでを手掛けたフルスタックCSとして、現在はSaaSプロダクトを活用した顧客の成果最大化のサポートをしております。 事業部からのコメント 『救われた企業は数知れず、卓越した文章技術に舌を巻く 』
