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営業メールの書き方を解説!コツを押さえてアポ・商談を実現させよう

営業メールの書き方を解説!コツを押さえてアポ・商談を実現させよう

営業メールを通して営業活動をしているものの、なかなか成果が出ないという営業担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。ビジネスチャットやSNSなどのコミュニケーションツールのなかでも、フォーマルなツールであるメールですが、メールを送っても開封されなければ意味がありません。開封率を上げ、問い合わせを増やすためにも、今一度、営業メールの書き方を見直してみましょう。

この記事では、営業メールのメリット・デメリットや開封率を上げるポイント、注意点、アポイントにつながる書き方についてご紹介します。

 

営業メールのメリット・デメリット

メールでのやりとりは、直接相手と顔を合わさずに済むため、アポイントをとったり、時間を調節したりする必要がありません。しかし、メールが開かれなければ、ビジネスチャンスは訪れません。ここではまず、営業メールのメリット・デメリットを整理してみましょう。

営業メールのメリット

営業メールで得られるメリットには、以下の2点が挙げられます。

スキマ時間に効率よくアプローチできる

メールを使えば、場所や時間を気にすることなく自分の都合の良いタイミングで営業活動が行えます。受け取る側も、いつでも開封できるため効率的です。また、営業電話や飛び込み営業のように電話料金や交通費が発生しないうえ、アポイントをとるなどして直接説明をせずに済むことから、営業担当者にもストレスがかかりにくいというメリットがあります。

テキストで残る

やりとりの内容がテキストとして残るため、口頭で説明するより相手が理解しやすい点もメリットのひとつです。また、メールを送信する前に文面を確認できるため、漏れや失敗も防げます。営業電話で起こりうる、「説明を最後まで聞いてもらえず電話を切られてしまう」ということもありません。

先方がメール内容に興味を持った場合、問い合わせをしたり、担当者に転送して判断を仰いだりするなどのアクションがスムーズに進行することも期待できます。

営業メールのデメリット

効率的で正確なアプローチができることが強みの営業メールですが、以下のようなデメリットも考えられます。

アポ率が低くなりやすい

営業メールは開封されないことも多く、高いアポ率を見込めない点はデメリットと言えるでしょう。企業によっては、営業メールを自動で迷惑メールフォルダに振り分けるよう設定している場合もあり、何度も送っても「一度も見てもらえない」ということもあり得ます。

さらに、電話営業や訪問営業はその場で顧客の返答を引き出せますが、メールでは即答する必要がないことから保留になりやすい傾向にあります。

コミュニケーションがとりづらい

非対面でのやりとりのため、メール相手とのコミュニケーションが難しいこともあるでしょう。顧客や見込み客の顔が見えないことにより、ニーズを探りづらく、コミュニケーションの温度感も掴みづらくなるかもしれません。

また、電話営業や訪問営業のように即座に反応を得られないことから、営業担当者のモチベーション低下を引き起こす可能性もあります。

営業メールの開封率を上げるポイント

営業メールの開封率を上げるポイント

営業メールは相手が開封し、内容に興味を持ち、問い合わせなどのアクションにつながることが目的です。そのため、メールの内容に目を通してもらえるように、工夫する必要があります。ここからは、開封率を上げるために押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

件名

メールを受け取る側は、毎日のように営業メールに対応しています。メールの確認を必要最低限に抑えるために、件名によって開封するかどうかを決めている人もいます。

そのため、営業メールは、ひと目で内容がわかるような件名にすることが重要です。インパクトのあるフレーズを冒頭に持ってきたり、具体的な数字を入れたりなど、相手が興味を惹かれるような件名(タイトル)にしましょう。「限定」「今だけ」「無料」「コツ」などのキーワードを入れるのも効果的です。

なお、商品やサービスなどの営業内容だけでなく、基本マナーとして件名に社名・営業担当者名を記載することも忘れないようにしましょう。

本文

本文は、一文一文を簡潔に短く書き、伝えたいポイントだけをわかりやすくまとめます。また、最初の一文目は、送る相手によってカスタマイズすると、より効果的です。一斉送信メールだと判断されると、内容を見てもらえない可能性があるためです。

さらに、本文を完読してもらうために、相手がスムーズに読み終えられる文字量とレイアウトを意識することも大切です。自社の商品やサービスを紹介するとなると長文になりがちですが、相手側が気になる特長や実績などを1~2行程度でアピールするだけに留めておきましょう。

時間帯

営業メールを送信する際は、相手側の営業時間内に送りましょう。深夜や早朝に送ると、営業時間外に通知が送られて、相手の迷惑になる可能性があります。

一般的には、業務開始直後やお昼、業務終了直前の時間帯や週の前半の開封率が比較的高いとされています。

営業メールを送る際は特定電子メール法に注意

特定電子メール法とは、総務省および消費者庁が管轄する、送信者または営業に関する広告宣伝メールの送信を委託した者を規制する法律です。この法律によって、広告宣伝メールを送る際は、受信者の事前承諾が必要となりました。同意のない広告宣伝メールは、原則として違法メールに該当します。

なお、送信者は、送信者の氏名や受信拒否の通知ができる旨などの項目を、メール本文に記載することが義務付けられています。

特定電子メール法の詳細は、こちらの資料で詳しく解説しています。ぜひダウンロードしてご覧ください。

特定電子メール法とは?

アポイントメントにつながる営業メールの書き方

アポイントメントにつながる営業メールの書き方

営業メールを開封してもらったら、アポイントにつなげたいところです。ここでは、アポイントにつなげるために押さえておきたいポイントについて解説します。

相手へのベネフィットを明示する

顧客や見込み客が、商品やサービスからどんな「利益」を得られるかを明示することが重要です。相手視点に立って、その商品やサービスがどのように相手の役に立つかをわかりやすく説明しましょう。

相手の興味を惹くには、「相手が現在どのような悩みや課題があるのか」「何に興味や関心を持っているか」などを事前に調査しておく必要があります。調査は、以下のような方法が有用です。

  • 相手と会話や雑談をする
  • 相手の相談に乗る
  • メールや電話でやりとりをする

相手に求めるアクションを明記する

相手が応答しやすく、ハードルが低めの行動喚起(CTA:Call-To-Action)を明記しましょう。具体的には、メールに対する返信や、資料請求などの行動を示すことです。資料請求をアクションとして求めるのであれば、資料請求のURLをメールに記載しておきます。この際、「気軽にお問い合わせください」とだけ記載した抽象的な行動喚起では、アクションにつながらないかもしれません。

そのほか、直接商談をしたいのであれば、候補日と時間帯を3つほど記載するのもおすすめです。

親しみやすく簡潔な文章にまとめる

メールとはいえ、第一印象が大切です。丁寧な言葉遣いを意識しつつ、親しみやすく簡潔な文章にすることを心がけましょう。硬すぎる敬語表現は相手から接しにくいイメージを持たれる可能性があるため、ひらがなを使った丁寧語が望ましいとされています。

なお、メールを書き終えたら、不自然な表現や失礼な物言いがないかを確認することも忘れてはなりません。

営業メールから商談につなげよう

営業メールでは、テンプレート化したメールを大量に送るのではなく、開封率の向上とアポイントの獲得を目的に、相手のニーズに合わせて送ることが重要です。件名・本文・時間帯を工夫し、相手にとって役立つ情報を明示して求めるアクションを明記すると、開封率やアポ率の向上が期待できるでしょう。

自社の営業メールの書き方を見直して、効果的な営業法を身につけましょう。

新規開拓の手段にお悩みの方はこちらの記事もご参考にしてください。

新規開拓の方法とは?具体的な17の営業手法

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この記事を書いた人

r.ono
r.ono

エッジテクノロジー株式会社AIプロダクト事業部セールス担当。営業する中で気を付けていることを、実体験から記事にまとめていきます。

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