営業効率化のステップを解説！知っておくべき便利ツールもご紹介
見積書や日報の作成などの業務に時間や労力をとられ、本来の業務である顧客とのやり取りに注力できないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。効果的な営業活動を行って契約件数を増加させるためには、現状の業務内容を見直し、自社に合う営業ツールを活用する必要があります。
この記事では、営業活動における効率化の概念や、効率化を図るための手順、営業活動を効率化してくれるツールについてご紹介します。
目次
営業活動における効率化とは？
営業活動を効率化するうえでは、顧客折衝以外のノンコア業務を簡略化して、顧客対応に集中できる仕組みをつくることが大切です。効率化そのものではなく、営業本来の目的の最適化に役立つか否かという観点を忘れないようにしましょう。
ここでは、営業活動の効率化の必要性や、無駄な業務が招くリスク、営業活動におけるコア業務とノンコア業務について解説します。
営業活動の効率化が求められる本当の理由
近年は、営業活動における無駄・非効率性が問題として取り沙汰されることも多くなりました。具体的には、提案書・見積書・契約書・日報の作成や社内会議、移動、交通費精算といった作業系の業務が、無駄・非効率を生むものとして挙げられています。 しかし、あくまで営業マンの本来の仕事は、顧客との商談と、顧客との信頼関係を築くための密なコミュニケーションです。こうした背景もあり、営業活動の効率化と、コア業務へ集中できる仕組みづくりが求められています。営業本来の仕事の時間を確保するためには、無駄な時間を削減し、商談数を増やせるような営業活動の効率化が不可欠なのです。
営業活動の無駄が招くリスク
無駄な業務が多いと長時間労働になりやすく、労働環境の悪化につながってしまいます。その結果、疲労による生産性の低下や優秀な人材の離職、ブラック企業の印象が定着することによるブランド毀損など、多くの潜在的リスクを招きます。
「移動と時間にコストがかかる」「引継ぎの情報が不十分」「会社に戻らなければできない仕事がある」といった状況では、コストや労力ばかりかかり、効果的な営業活動はできないでしょう。
営業活動のコア業務とノンコア業務
営業活動は、本来の業務であるコア業務と、その業務自体では利益は発生しないノンコア業務に分類できます。営業活動におけるコア業務は、顧客や見込み客と商談を行ったり、コミュニケーション図ったりすることです。
そして、それらを通じて関係を深め、顧客や見込み客の課題・要望をフォローすることも重要な業務となります。一方、見積書・契約書・日報の作成や社内会議、経費計算などはノンコア業務に該当します。ノンコア業務に費やすコストや労力が大きければ大きいほど、営業活動の効率化を図る必要があるでしょう。
営業活動を効率化するためのステップ
営業活動を効率化するためには、段階的に進めることがポイントです。まずは現状の業務の見直し・分析を行い、ノンコア業務の効率化を図ってから、コア業務の効率化を目指しましょう。ここでは、営業活動の効率化を図るための各ステップについて解説します。
①現状の業務の仕分け
課題を解決するためには原因を正確に特定し、現場の意見をもとに解決策を立てることが大切です。そのため、まずは現状の営業業務を振り返って仕分けしてみましょう。その際、現場で働く営業マンにヒアリングを行い、実情に沿った課題を洗い出すことをおすすめします。「営業リストの作成に長時間かかっている」「メール作成に時間をかけすぎる営業マンが多い」など様々な課題が出てくるかもしれません。
②ノンコア業務の効率化
事務作業はITツールを活用する、メール作成作業はテンプレートを活用する、経費計算はオンライン化するなど、ノンコア業務の多くは効率化できるものです。ステップ1で仕分けをした際に、ノンコア業務のなかでも特に時間と労力がかかっているものから優先的に効率化を図っていきましょう。
なお、一般的にノンコア業務とされる業務でも、競合他社と差別化できる業務や自社のスキルやノウハウを蓄積できる業務であれば、自社にとってはコア業務と言えます。一般的な定義にとらわれず、自社目線でノンコア業務を選定することもポイントです。
③コア業務の効率化
ノンコア業務の効率化が進んだら、いよいよコア業務の効率化を進めましょう。 営業活動を効率化するうえでは、顧客の仕分けが鍵を握ります。顧客のエンゲージメントや成約確度に応じて顧客を仕分けし、確度の高い顧客に対して優先的にアプローチしてみましょう。一方、確度の低い顧客に対しては、コーポレートサイトでの製品・サービス情報を充実させ、営業対応を割愛するなどの対応をとってみましょう。こうした確度の低い見込み顧客への対応はルール化し、タイミングを見てアプローチ対象から外すことなども検討してみてください。
その他、営業活動に関する情報・ノウハウを一元管理して営業部門で共有することも効果的です。SFAやCRMツールなどを活用すれば、担当者・部署間を問わずシームレスな情報共有が実現し、各段階での状況評価や属人化防止にもつながります。
営業活動を効率化してくれるツール
営業活動の効率化を図るためには、ツールの活用が効果的です。業務内容や自社の営業スタイルに応じたツールを導入すれば、ノンコア業務を大幅に削減できるでしょう。ここでは、営業活動の効率化に適したおすすめの営業ツールをご紹介します。
営業リスト作成ツール
営業対象のリストを作成するツールです。単なるコンタクトリストではなく、見込み客の業績・活動内容や成約に有効だった手法、成約率など営業活動に関するデータの蓄積・分析に活用できます。その他、情報共有を円滑にしたり、データの重複を回避したりするメリットもあります。
Papattoクラウド
「Papattoクラウド」は営業リストやテレアポリストなど、新規ターゲットリストを探している方向けの、営業リスト作成サービスです。ウェブサイトから最新のデータを収集し、そこからマーケティングタグで簡単に検索。新規企業リストをダウンロードできます。また、部署名リストを活用することでさらなる効率化も可能です。
Lista
自動リスト作成ソフト「Lista」は、リアルタイムで情報を収集し、お手元のPCからターゲットリストを抽出してくれます。また、月額11,000円から導入できるなど、低コストで利用可能です。ウェブから自由なキーワードで検索・出力ができ、FAX・電話番号などを保有リストへの後付けもできる機能は業務の効率化に大きく貢献してくれるでしょう。
SFA/CRM
SFA（Sales Force Automation）は営業が商談を開始してから受注に至るまでの進捗状況を可視化し、その活動の管理を行う「営業支援システム」です。一方、CRM（Customer Relationship Management）は、顧客の情報を収集・分析して、最適で効率的なアプローチを行い、自社の製品やサービスの競争力を高める「顧客関係管理システム」のことを指します。 SFA・CRMを活用すれば、顧客管理や営業活動履歴・活動分析、営業日報といった情報を集約でき、属人化しやすい営業活動の見える化・共通化・一元化が実現できます。
Salesforce Sales Cloud
「Salesforce Sales Cloud」は、取引に関する社内からの活動履歴や主な連絡先・顧客とのやり取りの記録、社内ディスカッションの記録などをまとめて把握できるようにしてくれるツールです。顧客とのやり取りをクラウド上で一元管理するため、スマホアプリを使用すれば社内外のどこからでも進行中の案件や顧客の情報にアクセスできます。いつでもどこでも最新情報を確認できるため、移動中の時間も有効活用できるでしょう。
Zoho CRM
「Zoho CRM」は社内に分散したあらゆる顧客情報を一元管理し、円滑な顧客関係構築を可能にする営業の活動プラットフォームです。CRMシステムを利用することで、顧客対応のミスや漏れなどを防止し、業務効率化が進みます。また、CRM上で情報が正しく整理されることで、優先的にアプローチすべき顧客を明確にしたりレポート作成を自動化したりするなど、様々な角度から営業活動を最適化できるようになります。
日程調整ツール
営業活動を行ううえではダブルブッキングを避け、効率的に商談を行うスケジュール管理も重要となります。ここでは、Googleカレンダー・Microsoftカレンダーと連携できる日程調整ツールを2つご紹介します。日程調整ツールを活用することで、空き時間の抽出や打ち合わせ時間のリクエストの受付、カレンダーへの反映などを効率化することが可能です。
YouCanBook.me
「YouCanBook.me」は世界的にも知名度の高い日程調整ツールです。簡単に日程調整の予約フォームを作成できることに加え、予約フォームに表示される候補日は自動的に抽出された空き日程となっています。そのため、空き日程を確認する手間がかかりません。候補日を選択すれば、自動的にカレンダーへ反映され、予約者に案内メールも送付してくれる便利機能も備わっています。
eeasy
「eeasy」は、ビジネスに関するあらゆる日程調整を自動化してくれるツールです。URLを送るだけで日程調整が完了し、予定はカレンダーに自動登録されます。また、3社間調整や上司との同行などの日程調整にも対応しており、操作は3ステップのみです。調整を受けた人は、URLにアクセスして日程を選ぶだけで完結します。調整を受ける人はeeasyユーザーでなくても利用できる点もメリットでしょう。 上記以外にも、目的に合わせてさまざまな営業ツールがあります。
詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
営業ツールとは？効率的な営業活動におすすめしたいツールと選び方をご紹介
営業活動を効率化してコア業務に専念しよう
ここまで、営業効率化のステップや便利ツールについてご紹介しました。自動化できる書類作成や不要な会議は削減し、本来の業務である顧客との商談やコミュニケーションに時間と労力をかけられるようにすることが重要です。そのためには、まずは現状の業務をノンコア業務とコア業務に仕分けし、必要に応じて営業ツールを活用することが必要となります。大切なお客様との時間に専念するためにも、自社の営業体制を見直し、営業ツールを導入するなどして営業活動の効率化を図りましょう。
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この記事を書いた人
エッジテクノロジー株式会社AIプロダクト事業部マーケティング担当。営業ノウハウをわかりやすく記事にまとめてお届けします。
