営業のアポ取りの方法とは？成功に導くためのコツも紹介
会社の売上増加には、新規顧客の開拓・既存顧客の育成が重要です。新規顧客開拓を目的としたアポ取りの方法としては、オフライン・オンラインともに数多くの方法があります。しかし、どれが最適な手法なのかを判断するのは難しいのではないでしょうか。
この記事では、営業のアポ取り方法と成功に導くためのコツをご紹介します。
目次
営業でアポ取りをする前の準備
やみくもに営業をかけてもアポ取りの成功率は上がりません。まず、営業をかける前には、しっかりと事前準備をしてから望みましょう。ここでは、アポ取り前の事前準備をご紹介します。
ターゲットリストの作成
まずは、自社の顧客となりうる会社の業種・規模などを整理してターゲットリストを作成しましょう。ターゲットとなる会社の情報は、HPから電話番号やメールアドレス等を収集する方法が一般的です。また、求人サイトから企業情報をチェックしたり、すでにリスト化された企業情報を購入したりする方法もあります。
いずれにしてもアポ取りを成功させるには、確度の高いターゲットリストの作成が大切です。ターゲットリストが不十分だと、アポ取りに至った相手が自社のターゲット条件に合致しない事態に陥るリスクがあります。そのため、入念な情報収集を行い質の高いターゲットリストを作成しましょう。
営業リストの作り方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
営業リストの効果的な作り方とは？管理方法やツールまで一挙解説！
トークスクリプトの作成
トークスクリプトとは、テレアポでサービスの案内などをする手順をステップごとに作成した台本のことです。テレアポでは、相手の返答を想定したうえで、自社の商材を分かりやすく説明する必要があります。トークスクリプトを事前に用意しておけば、相手の返答に慌てることなく対応するのに役立ちます。
様々な場面を想定して、複数のトークスクリプトを用意しておくと安心です。トークスクリプトは、最初のアプローチ、伝える内容、クロージングの3部構成で作成すると、内容も分かりやすく便利です。
パターン別アポ取りの方法とコツ
新規顧客・既存顧客問わず、アポ取りには数ある営業アプローチの中から最善の策を活用する必要があります。ここでは、各営業アプローチ手法とアポ取りのコツをご紹介します。
電話でのアポ取りのコツ
テレアポは、相手の顔色が判断できない分、声のトーンや話し方が重要視されます。機械的な話し方で自社の商材を紹介しても、相手に内容が伝わらず断られてしまう可能性があります。一方的な説明ではなく、相手との対話であることを忘れずに行うことが重要です。
また、電話をかける時間にも注意しましょう。営業時間内にかけることは最低限のマナーですが、始業または終業前後の時間も避けるべきです。相手の負担にならない時間を見極めて電話をかける必要があります。
電話のアポ取りのコツについては、こちらの記事もご覧ください。
新規開拓営業で効果が出るテレアポとは？気を付けたいポイントも解説
メールでのアポ取りのコツ
近年はメールを活用したアポ取りが主流になっています。メール営業のアポ取りのコツとしては、以下のポイントがあります。
送信する時間帯
ターゲット層にもよりますが、ビジネスパーソンを対象にした場合は通勤時間帯に送信すると効果的です。多くの人は手が空いた時間にメールを確認する傾向にあるため、通勤中であれば目を通してもらえる確率が高くなります。
・タイトル、本文は分かりやすく簡潔に
数多くの営業メールがやりとりされる中、多くの人は件名で重要度を判断しています。そのため、件名に概要をまとめることで、開封しなくてもどのようなメールなのかを相手に理解させる工夫が大切です。本文に関しても、長文ではなくコンパクトに要件を伝える文章にしましょう。
リマインドメールの送信
無事にアポ取りができたら、リマインドメールを日程の3日前を目安に送信しましょう。万が一相手の都合が悪い場合でもリスケしやすく、丁寧で良い印象を与えることができます。
メールでのアポ取りのコツについては、こちらの記事もご覧ください。
問い合わせフォーム営業でのアポ取りのコツ
問い合わせフォームあるいは、予約申込フォームに会社情報や希望日程を入力してアポ取りを行います。問い合わせフォーム内に営業メールを送信することは問題ありませんが、節度とマナーを守らないとクレームのリスクがありますので注意しましょう。
アポ取りのコツとしては、反響率を高めることとアポ獲得コストを下げることが重要です。反響率を高めるには、反応を得られやすい曜日・時間帯にメッセージを送ることや、テンプレート的な簡素な文章にならないような工夫が求められます。営業代行業者に依頼することも1つの方法です。アポ獲得コストの削減は、スプレッドシートや自動入力ツールを活用するといいでしょう。
問い合わせフォーム営業のアポ取りのコツについては、こちらの記事をご覧ください。
問い合わせフォーム営業の手順を徹底解説！事前準備から本文のコツ、例文まで
セミナー・ウェビナーでのアポ取りのコツ
セミナーは商材について紹介する講演会のことで、WEB上で開催する場合はウェビナーと呼びます。新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、現在はセミナーよりも、ウェビナーの開催が多い傾向にあります。
セミナーでのアポ取りは、会場で相手と交換した名刺情報を頼りに連絡する方法が一般的です。
また、セミナーとウェビナーはどちらも開催時にアンケートを実施することが多く、そこで顧客の自社に対する関心度合いが把握できます。その際に、顧客の関心度合いをランク別にしておくとアポ取りがしやすい企業の優先順位が明確になります。
飛び込み営業でのアポ取りのコツ
飛び込み営業でのアポ取りは相手企業に事前連絡無しで行うため、他の方法と比べると成功率は低い傾向にあります。そんな中でも、アポ取りを成功させるコツはいくつかあります。訪問したその日に商談まで持ち込むことを目指すのではなく、最初は信頼関係の構築から行いましょう。
信頼関係の構築には、相手が興味を抱く内容を話題にしながら徐々に自社商材の紹介に移行できるような工夫が必要です。
また、仮に断られたとしても最後まで礼儀正しく、丁寧な対応をすると相手に好印象を与えます。好印象を与えるコツとして身だしなみもしっかりとして第一印象で好感を持ってもらえるようにしましょう。
アポ取りの具体的なプロセス
近年では、見込み客と非対面で営業活動を行うインサイドセールスが主流です。インサイドセールスでは、顧客との関係性構築が重視されています。そのため、アポ取りの際にも具体的なプロセスを踏んで、営業活動をしないと効果は期待できません。ここでは、アポ取りの具体的なプロセスをご紹介します。
接点の強化
情報収集して作成した見込み顧客リストに基づいていても、自社を認知していない企業とのアポ取りは難しい面があります。アポ取りの際は、まずタッチポイントとも呼ばれる、自社を知ってもらう接点の強化が重要です。顧客が自社に対して興味を持つように、様々な媒体を駆使して情報発信していく必要があります。
近年では、動画配信サイトやSNSなどによる情報発信が効果的です。自発的にアポ取りまでの行動ができれば、より顧客との接点機会が増え、成約へと繋がりやすいでしょう。
密なコミュニケーション
成約に至らなくても、普段から気軽に相談できるような密なコミュニケーションを取りましょう。購買意欲が高まっていない状況でも、ウェビナーへの参加や、見積もり相談のコンタクトを取ってもらうことで、関係性が深まり、信頼関係が構築されます。
初対面でいきなり信頼してもらうのは難しいため、時間をかけて関係性を築くことが大切です。
日程の調整
先方のスケジュールに合わせてスムーズに日程調整ができれば、競合に見込み顧客を奪われてしまうリスクを抑えられます。スケジュールを組む段階で、余裕を持った日程にしましょう。こちらから日程をいくつか指定して、選んでもらう手法も効果的です。約束通りの時間に折衝できないと、会社として時間にルーズな印象を与えてしまい、案件が消滅してしまう恐れがあります。
効率よく、効果的なアポ取りを！
ここまで、営業アポ取りの方法と、獲得するためのコツを紹介しました。リモートワークの普及により、アポの取り方が電話や直接訪問から、メールや問い合わせフォームに移行しつつあります。さらに、自発的に問題を解決することが主流となっているので、アポをとるだけでもなかなか難しい時代になっています。それでも多くの企業が、急速なDX化の中でシステムから人材に至るまで新しい課題が山積しています。
真摯に見込み顧客の課題をヒアリングすることで、自社の商品やサービスを提案するためのアポの獲得に繋がります。新しい手法や媒体を利用しながら、効率よく効果的なアポ取りを行いましょう。
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この記事を書いた人
エッジテクノロジー株式会社AIプロダクト事業部マーケティング担当。営業ノウハウをわかりやすく記事にまとめてお届けします。
