オンライン商談とはどのようなもの？メリットや成功させるためのコツを解説
商談とは、自社の商品やサービスの取引に関する交渉や話し合いをすることです。なかでも近年は「オンライン商談」という新たな方法が主流になっています。今回はオンライン商談の概要・オンラインならではのメリットと注意点・商談成功のコツについて、解説します。
目次
そもそもオンライン商談とは
顧客と直接対面する従来の方法に代わり、近年はオンラインによる商談の需要が高まっています。まずはオンライン商談の概要と、注目されている理由について説明します。オンライン商談は今後も主流であり続けることが予想されるため、この機会にしっかりと理解を深めましょう。
オンライン商談とは
オンライン商談とは、コミュニケーションツールの活用によりWeb上で商談を行う、非対面型の方法です。なかにはWeb会議に特化したツールもあり、双方が互いにストレスなく使えるツール選びが求められます。商談内容については対面型と同様に、自社商品の強みをアピールしながら、顧客が抱える課題解決に対してどのようにアプローチできるのかを伝えます。
オンライン商談が関心を集める理由
オンライン商談が注目されている背景には、どのようなことが考えられるでしょうか。大きな理由としては「現代の働き方に合っている」ことが挙げられます。
近年は、働き方改革によりテレワーク導入が進んでおり、新型コロナウイルスの影響でその動きはさらに加速しました。在宅勤務などを採用する企業が増えたことで、対面型での商談が難しくなっています。
また徐々に規制緩和がされているものの、現在も安全を考慮して対面営業を避ける・不安に感じる企業は多くあります。そのためオンライン商談は、現代の働き方に沿った方法として大きく注目されているのです。
オンライン商談のメリット
対面とオンラインでは、商談の仕組み自体はほとんど変わりません。しかしながら、日時や場所を決めずに商談ができるなど、オンラインならではの利点も多くあるのです。ここでは、オンライン商談のメリットについて7つご紹介します。
移動コストが削減できる
訪問して商談を行う対面型の場合、営業担当者はアポイント獲得・商談に向けて多くの時間と労力をかけることになります。これは社員一人ひとりの負担が大きくなるだけでなく、交通費・出張による宿泊費などを経費で支払う必要も出てくるでしょう。オンライン商談を導入することで、訪問にかかるコストを削減できるのがメリットといえます。
場所を選ばずに商談ができる
対面の場合、あらかじめ商談場所をセッティングする必要があります。一方オンライン商談であれば、インターネット環境とデバイスがあればどこでも実施可能です。テレワーク導入企業は増加傾向にあるため、場所を自由に選べるというオンラインならではのメリットに一層注目が集まっています。
商談の効率化が望める
オンラインであれば、商談自体をスピーディに進めることも可能です。対面商談のアポイントを獲得するには、まずは自社・取引先両方のスケジュール調整が必要になります。場合によっては予定がかみ合わず、商談日程が数週間後になってしまうケースもあります。
さらに、商談は複数人で行う場合もあるため、一層スケジュール調整が難しくなるでしょう。オンライン商談ではこれらの課題が解消されるため、商談の効率化につながります。双方にとってメリットのある方法だといえるでしょう。
ペーパーレス化につながる
Web会議ツールには、画面共有機能・ファイル共有機能などが搭載されています。そのため資料印刷や郵送が不要となり、コストパフォーマンス向上につながります。またデータ管理を行っておけば、紙媒体に比べて紛失のリスクが少ないのもメリットです。
営業エリアが広がる
通常の営業方法では、実際に訪問してアポイント獲得・商談を行います。そのため、商談場所が遠方の場合だと移動にかなりの時間を要するため、どうしても対応可能なエリア・件数が限られていました。
しかし、オンライン商談であればエリアを問わずアプローチが可能となり、業績アップにもつながりやすくなります。
感染症のリスクを低減できる
新型コロナウイルスの影響で対面営業ができず、売上に影響を受けた企業も多くあります。また依然として対面型に対する不安を感じる人も少なくないでしょう。そこで、新しい営業手法としてオンラインを取り入れれば、感染症リスクを軽減できるうえ安心・信頼感にもつながります。
人材育成の効率化を図れる
多くのWeb会議ツールには録画機能が備わっているため、実際の商談の様子を見せながらノウハウを教えることができます。そのため「同行しなければスキルが学べない・身につかない」という、営業指導の課題をクリアできます。さらに、商談映像を自分で見返すことで客観的に振り返り、次に生かすことができるのもメリットです。
オンライン商談のデメリット
このようにオンライン商談には多くのメリットがある一方で、デメリット・注意点もあります。具体的には以下の3点が挙げられます。
通信トラブルの可能性がある
インターネット通信を利用している以上、回線が途切れるなどのトラブルが発生する可能性があります。音声が途切れる・映像にラグが発生するなどのトラブルは、円滑な会話ができずにストレスとなってしまいます。
商談前には事前に回線状況をチェックし、不具合が生じた際は再接続する・優先接続に切り替える・ビデオ設定をオフにするなどの対策が必要です。場合によっては電話対応に切り替えるのもおすすめです。また、オンラインの準備方法や流れについては、顧客に前もって説明するなどの工夫があると良いでしょう。
ネットワーク環境を整備する必要がある
オンライン商談には、安定したネットワーク環境が欠かせません。加えて、商談に集中できるよう周辺環境を整えることも重要です。オンライン会議専用の部屋を確保する・商談日程を社員に共有しておくなど、ストレスなく話せる環境づくりへの配慮が必要です。
信頼関係構築の難易度が高い
オンラインの場合、直接会って話せない分お互いの感情・雰囲気が読み取りづらくなるため、信頼関係を築きにくいという欠点があります。これを補うためには、次項で紹介する「オンラインならではの工夫・コツ」をおさえることが重要です。
オンライン商談を成功させるポイント
オンライン商談のデメリットを解消するためには、取り入れるべき工夫・コツがいくつかあります。今回紹介する6つのポイントをおさえて、オンラインのメリットを最大限活用しましょう。
安定したネットワーク環境を整備する
まずは、安定した回線を確保することが大切です。オンライン商談の本格化に向けてテレワーク導入を検討中であれば、社員の回線契約費用を会社で一部補助するなど、サポート体制も重要になるでしょう。
また、回線利用の際はセキュリティ対策も必要になります。旧規格のものやフリーWi-Fiを使用してしまうと情報漏洩のリスクにつながるため、必ず信頼性の高い回線を使いましょう。
カメラ・マイクは精度の高いものを用意する
ノートパソコンを使用する場合、多くはカメラやマイクが内蔵されているため、別途用意しなくても商談は可能です。しかしノイズが入ってしまう・映像が乱れるなどのトラブルが起きる可能性が高くなります。性能の良いマイク・カメラなどを準備しておけば、お互いに快適な環境でやり取りできるでしょう。
商談の前に資料を共有する
商談前の資料共有は対面・オンライン問わず必要ですが、とくにオンラインの場合はその内容が多くあるため注意しましょう。共有すべきおもな内容は以下の通りです。もし商談中にも資料を画面共有する場合は、きちんと映っているどうか適宜確認しましょう。
- 当日の商談での議題
- 商談に使用する資料
- Web会議ツールへの参加方法
- 万が一回線トラブルが発生した場合の対応方法
またオンラインには、顧客が商品を直接目で見て確認できない・体験できないというデメリットがあります。そのため、よりリアルに魅力が伝えられるような資料作りが大切です。
カメラの位置に注意する
カメラを設置する位置としては、自分の正面がベストです。ちょうど目線の先にカメラがあるような状態だと良いでしょう。下から映すと相手を見下ろす形になってしまうため注意してください。
通話中ははっきりと喋る
オンラインだと、どうしてもお互いの表情・反応が見えにくくなります。そのため、対面時以上にゆっくり・はっきりと話すよう意識すると良いでしょう。また商談開始時には、音声確認も忘れずに行いましょう。加えて、相手の発言と重ならないよう気をつけながら相槌を打つことも大切です。
静かな場所を選んで通話する
周囲の音がマイクに入ってしまうと、相手に不快感を与えてしまうだけでなく、円滑なコミュニケーションの妨げにもなります。会社でのオンライン商談はもちろんのこと、自宅で行う際も防音対策を行う必要があるでしょう。
まとめ
従来の対面商談に代わり、近年は働き方の変化によるオンライン商談の需要が高まっています。また、移動コスト削減やペーパーレス化などで営業の効率化が図れることは、オンライン商談ならではのメリットだといえます。しかし、その効果を最大化するためにはデメリット改善に向けた工夫が欠かせません。今回紹介したオンライン商談成功のポイントを踏まえて、時代に沿った新たな営業手法を確立していきましょう。
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この記事を書いた人
エッジテクノロジー株式会社AIプロダクト事業部マーケティング担当。営業ノウハウをわかりやすく記事にまとめてお届けします。
