2022-09-13 営業

メール営業の返信率はどのくらい？返信率を上げるためのコツも解説！

一口に営業活動といってもさまざまな方法がありますが、近年はメールを利用した営業活動が増加しています。直接の対面や電話と比べて手軽に連絡を取れる手段ですが、一方でポイントを押さえないと効率が悪くなってしまったり、返信率が悪くなってしまったりする懸念点もあるのです。

そこでこの記事では、営業メールの返信率や返信率を向上させるコツなどを解説します。

メール営業での返信率はどのくらい？
- 返信率
メールの返信率を向上させる営業メールの書き方
- 営業メールの構成
- 間違えやすい言葉遣い
メール営業の返信率を向上させるコツ
効率化にはツールの活用がおすすめ
メールの書き方のコツを把握してメール営業の返信率を向上させよう
【ノウハウ資料】アポを獲得するための営業文章の書き方《3つのポイント》

メール営業での返信率はどのくらい？

メール営業では手軽に営業活動を行えるものの、工夫せずにただ送るだけでは、そう多くの返信は見込めません。メール営業を行う際には、まず返信率を考慮したうえでメールの送信数を決めましょう。まずは、メール営業における一般的な返信率について解説します。

返信率

メール営業に対する返信率は、業界・営業内容・タイミングなどにより左右されますが、メール営業に対する返信率は一般的に約0.1%と言われています。これは、メールを1,000件送ったときに1件しか返信が見込めない水準で、メールを受け取った大半の相手は返信してこないことになります。

こうした返信率の低さは、「メールの開封率」に起因していると言われています。そもそも返信をするためには、メールを開封して中身を読む必要がありますが、メールを開いていない状況では返信率も上がらないでしょう。そのため、送ったメールに対する返信率を上げたい場合には、メールの開封率向上施策のために、件名を工夫するとことから始める必要があります。

件名について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

新規開拓メールは件名が重要！思わず開封したくなる件名のヒントと例文

メールの返信率を向上させる営業メールの書き方

営業メールを書く際には、より大きな効果が得られるように工夫する必要があります。わかりやすいメールの構成を考え、相手に負担を与えないようなメールを書き上げましょう。ここからは、返信率UPに向けた営業メールの書き方について解説します。

営業メールの構成

効果的な営業メールを作成するにあたって、事前にメールの構成を考えておくとスムーズに書きやすくなります。伝えたい内容やメールを送る目的によって変化しますが、基本的には以下の順番で構成されます。

宛先
挨拶や自己紹介
メールの趣旨（目的や理由など）
本文
結びの言葉
署名

冒頭で簡単な自己紹介をして、ビジネス目的である旨を明示します。上場企業のグループ会社や大手企業が顧客にいる場合はその実績などを記載すると、会社として信頼性が高まるでしょう。そして本題の部分では、まず結論を書き、次に詳細な説明をしていきます。アポ獲得を目的にしているならば、日時指定や連絡先の記載なども必須です。

また先ほど触れたように、営業メールは極力相手の負担にならないような配慮が大切です。何度もレスポンスが発生しないように、必要な情報を一通にすべて盛り込むなど工夫してメールを作成しましょう。

間違えやすい言葉遣い

営業メールを書く際は、言葉遣いにも注意しましょう。基本的に営業メールは目上の相手に対する書き言葉を使用するため、「ご苦労様です」「御社」「よろしかったでしょうか」などの表現は正しくありません。それぞれ「お世話になっております」「貴社」「よろしいでしょうか」といった表現に改めましょう。

なお、手紙では多用される「拝啓・敬具」「追伸」もメールではマナー違反にあたるため注意が必要です。「下さい」「頂く」「致します」は基本的にひらがなで表記します。いずれも漢字での表記は限定的な意味合いになり、特に「致します」は「不徳の致すところ」などマイナスのニュアンスが含まれるため避けましょう。

その他、「役不足」「御中」のように意味を間違えやすい言葉もあるため、必要に応じて辞書を引きながら書くことも大切です。営業メールの書き方や例文については、以下のページも参考にしてください。

営業メールでアポ獲得！シーン別で使える例文と5つのポイント

メール営業の返信率を向上させるコツ

営業メールに対する返信率を上げるためには、メールの本文を重視する必要があります。自分の意思を的確に伝えるためには、記載する内容や文章の長さについて工夫しなくてはなりません。続いては、返信率を向上させるためのコツをご紹介します。

伝えたい内容を絞る

営業メールは1通ごとに伝えるべき内容を絞りましょう。1通の内に要点が複数あると内容がわかりづらくなり、相手にとっては返信のハードルが高く感じられてしまいます。結果として最後まで読まれなかったり返信されなかったりする可能性も高まるでしょう。

そのため、まずは伝えたい要点を1つだけに絞り、メール営業にともなうCTA（行動喚起）も1つに絞ってみましょう。伝えたいことが複数ある場合は、メール自体を複数に分けて送った方が効果的です。

最終的に自社のツールやサービスの契約に誘導したい場合も、最初はセミナーへの申し込みなどピンポイントなテーマを扱いましょう。ちなみに、現在はスマートフォンでメールを読むユーザーが多いため、スマートフォンの画面に合わせてCTAエリアを設計するなどの工夫も必要です。

文章は適度な長さにする

営業メールの文章は簡潔な表現に配慮し、ある程度短めに抑えましょう。文字数が多いメールは受け取った相手が読む気になりづらく、返信率もなかなか上がりません。特に相手が忙しいと、よりいっそう長文のメールは読まれなくなるでしょう。

一般的には本文中で2,500文字以上使用されていると、返信率が1/3まで低下すると言われています。伝えるべき要点をわかりやすくシンプルに記載し、負荷なくスラスラと読み進められる文章を作りましょう。しかし、本文が短すぎても営業メールとして逆効果になってしまう可能性もあります。「熱意が感じられない」「手を抜かれている」といった印象を相手に抱かせてしまうかもしれません。相手に悪印象を持たれると返信されないことはもちろん、見込み顧客の機会損失にもなりかねません。

そのため、ほどよい長さで相手が読みやすいメールを書くよう努めましょう。相手の業種ごとに複数種類のテンプレートを用意しておくと便利でしょう。

メールが読まれやすい時間帯に送る

営業メールを書き上げたら、タイミングを見計らって送信しましょう。

メールを送るタイミングによってメールの開封率・返信率が異なるため、最も効率が良いタイミングを狙いましょう。メールを送る時間帯は午前8時～9時ごろがおすすめです。この時間帯は電車に乗って通勤している人が多く、高確率でスマートフォンを使った情報収集・閲覧などをしています。業務などで逼迫している可能性が低いため、返信してくれる可能性は高まるでしょう。

その他には、昼休みの時間帯なども効果的です。現在はリモートワークを実施している企業も多いため、比較的早いスピードで返信してくれるかもしれません。

メールが読まれやすい曜日に送る

そして、曜日の面では火曜日・木曜日が効果的です。一般的に休日よりも平日の方が開封率に期待しやすく、また月曜日は休日に溜まったメールの処理で忙しくなります。そのため、月曜日のメール開封率が上がったとしても、返信率につながらないケースが多いです。

また、月曜日の午前中は週初めの社内会議などを行うケースも多く、メールを確認する時間が取りにくいことも懸念点でしょう。営業メールを送る際は火曜日か木曜日の朝・昼を狙うのがおすすめです。

効率化にはツールの活用がおすすめ

営業メールは件名・本文などを工夫したうえで、多くの会社に送らなくてはなりません。また、送ったメールによる営業効果の分析も必要です。いずれも非常に負担が大きくなる作業なので、メール営業をサポートしてくれるツールの導入・利用がおすすめです。

メールアプローチツールを利用すれば、メール営業の効率化や改善を進めやすくなり、返信率向上にもつながるでしょう。この章ではメールアプローチツールの概要やメリット、選び方について解説します。

メールアプローチツールとは

メール営業にはさまざまな手間がかかり、高い効果を出すためにはいくつかの課題もあります。例えば、見込み客のリスト作成に時間がかかったり、各見込み客にメールを送る作業の手間がかかったり、場合によっては会社ごとに問い合わせフォームを探して送信したりする必要もあるでしょう。このように、事前準備や個別の条件が組み合わさるため、何かと細かな作業が発生しやすいのです。また、メール送信後の営業活動の評価ができない点も課題と言えます。

これら課題解決とメール営業の効率を上げるために、ツールを上手く活用してみましょう。メールアプローチツールを使うと、メール営業に関わる業務を自動化できます。特に大量のメールを同時に送る営業メールにおいて、自動化によるコスト削減は非常に重要です。手作業で1通ずつメールを作成・送信するよりも効率が良くなるうえに、送信ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。ツールによっては、送信後のメールの開封率・効果測定などを行えるものもあるため、アプローチの確度も高まるでしょう。

メールアプローチツールを導入するメリット

メールアプローチツールを導入することで、メール営業にかかる人的コストを削減できるほか、営業効果の分析などもしやすくなります。分析機能が搭載されているツールなどを使用すれば、メールの開封率や返信率、エンゲージメント率などを取得することができます。

分析結果に基づいて、効果の高い文面や構成を把握し、さらに効果の高いメールを作成していけるでしょう。

メールアプローチツールの選び方

メールアプローチツールにはさまざまな種類があり、それぞれ利用できる機能や操作性、料金などが異なります。まずはツールの特徴や導入する目的などを明確に把握して、自社にとって最適なものを選択しましょう。また、メールアプローチツールは営業活動に密接に関係するため、営業担当者や営業アシスタントなど多くの社員に活用してもらうのがおすすめです。

現場からなるべく多くの意見・感想を集めれば、最も自社に向いているツールを見つけやすくなります。ツールによっては無料のトライアルを利用できるものもあるため、有効に活用してみましょう。